Arvento Agency

Cómo trabajamos

Implementar automatización no empieza conectando herramientas. Empieza entendiendo cómo opera tu negocio.

Antes de crear un sistema, revisamos cómo llegan tus prospectos, qué información necesitan, qué preguntas se repiten, cómo responde tu equipo y en qué puntos se pierden oportunidades.

A partir de ese diagnóstico, diseñamos un flujo adaptado a tu operación, lo implementamos con reglas claras y lo ajustamos con base en conversaciones reales.

Diagnóstico inicial

Primero entendemos cómo funciona tu atención actual por WhatsApp. Revisamos tus horarios, productos o servicios principales, preguntas frecuentes, proceso de venta o agenda, momentos de saturación y puntos donde se pueden estar perdiendo oportunidades.

Información que normalmente solicitamos

Nombre y giro del negocio.
Servicios o productos principales.
Horarios de atención.
Preguntas frecuentes de clientes.
Proceso actual de venta, cotización o agenda.
Cómo identificas a un prospecto interesado.
Qué información necesitas antes de atenderlo.
Cuándo debe intervenir una persona del equipo.
Qué herramientas usas actualmente: WhatsApp, calendario, hojas de cálculo, CRM u otros sistemas.

El objetivo no es pedir información innecesaria. Es entender lo suficiente para que el sistema responda con criterio, no con mensajes genéricos.

Diseño del flujo

Con la información del diagnóstico, diseñamos el flujo comercial que seguirá ClientFlow™. Aquí definimos qué debe responder el sistema, qué información debe recopilar, cómo debe clasificar conversaciones, cuándo debe dar seguimiento y en qué momento debe avisar al equipo humano.

En esta etapa definimos

Respuestas base para preguntas frecuentes.
Rutas de conversación según el tipo de cliente.
Información clave que debe recopilarse.
Criterios para clasificar prospectos.
Mensajes de seguimiento.
Momentos donde debe intervenir una persona.
Flujo ideal desde el primer mensaje hasta la siguiente acción.

Esta parte evita crear un bot improvisado. El sistema debe seguir la lógica comercial del negocio.

Implementación del sistema

Después configuramos ClientFlow™ con base en el flujo aprobado. Aquí se aplican las respuestas, reglas, automatizaciones, integraciones y estructura de seguimiento necesarias para que el sistema pueda operar dentro del proceso comercial del negocio.

Lo que se implementa puede incluir

Respuestas automáticas.
Clasificación de prospectos.
Registro de conversaciones o solicitudes.
Notificaciones internas.
Seguimientos automáticos.
Integración con hojas de cálculo, calendarios o CRM según el plan.
Paneles o reportes según la versión contratada.

El nivel de implementación depende del plan contratado: Starter o Pro.

Pruebas y ajustes

Antes de dejar el sistema funcionando, probamos escenarios reales o simulados. Revisamos si las respuestas son claras, si el tono coincide con el negocio, si el flujo tiene sentido, si los prospectos se clasifican correctamente y si el equipo recibe la información que necesita.

Se revisa principalmente

Que las respuestas sean correctas.
Que el tono coincida con el negocio.
Que el sistema no complique la conversación.
Que los prospectos se clasifiquen bien.
Que los seguimientos sean útiles.
Que el equipo sepa cuándo intervenir.

Si algo no queda claro, se ajusta antes de operar con conversaciones reales.

Activación

Una vez validado, ClientFlow™ se activa para empezar a trabajar con conversaciones reales. En esta etapa el negocio ya puede usar el sistema para responder mejor, ordenar prospectos y dar seguimiento de forma más consistente.

El objetivo no es reemplazar al equipo, sino darle una estructura más clara para operar.

Acompañamiento mensual

La mensualidad no solo cubre tener el sistema activo. También incluye soporte, mantenimiento y ajustes según el plan contratado. Conforme el negocio recibe conversaciones reales, pueden aparecer nuevas preguntas, nuevas necesidades o mejoras al flujo. Ahí entra el acompañamiento mensual.

Qué puede incluir la mensualidad

Soporte sobre el funcionamiento del sistema.
Ajustes menores en respuestas.
Revisión de preguntas frecuentes nuevas.
Mejoras al flujo de seguimiento.
Revisión de oportunidades o fricciones detectadas.
Mantenimiento básico de automatizaciones.
Reportes o revisión de datos según el plan.
Recomendaciones para mejorar la operación comercial.

En Starter, el acompañamiento se enfoca en mantener el flujo esencial funcionando, hacer ajustes básicos y conservar orden en las conversaciones. En Pro, el acompañamiento puede incluir mayor personalización, integraciones, reportes avanzados, mejoras estratégicas y seguimiento más detallado de la operación.